Impulsletter Q1 2018
Erscheinen Ihnen die aktuellen Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen veraltet und nicht mehr zeitgemäß?
Sind Ihre Mitarbeiter permanent gestresst und in Konflikten?
Empfinden Sie interne Meetings als ineffektiv?
Ist der Arbeitsalltag von wenig wertschöpfenden Sucharbeiten und Wartezeiten geprägt?
Was verstehen wir unter Smart Collaboration?
Ganz allgemein wird der Begriff umschrieben mit allen personellen und organisatorischen Maßnahmen, Methoden und Verfahren aus den Bereichen Projekt- und Wissensmanagement und damit verbundenen Soft- und Hardware-Lösungen
Im konkreten Anwendungsfall geht es vielmehr darum, die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation in, „smarter“ Form zu gestalten. Aber was genau zeichnet eine „smarte“ Zusammenarbeit aus?
Aus der operativen Perspektive fassen wir für unsere Kunden unter dem Begriff Smart Collaboration alle Maßnahmen zusammen, die eine (betriebsinterne) Zusammenarbeit unter Nutzung moderner Werkzeuge und Methoden effizienter gestalten.
Damit greifen wir für unsere Kunden alle betrieblichen Vorgänge auf und optimieren diese aus der Anwenderperspektive, d.h. dem ausführenden Mitarbeiter heraus.
Wichtige Erkenntnis hierfür ist, dass sich die Arbeitswelt der Menschen drastisch verändert hat. Diese bewegt sich nicht in einem eindimensionalen Tagesablauf mit strikter Trennung von privaten, sozialen und arbeitsbezogenen Inhalten.
In einer modernen Arbeitswelt ist der Tagesablauf von Situationen geprägt: die betrieblichen und privaten Momente verschwimmen ineinander.
Welche Stellhebel zur Optimierung werden durch Smart Collaboration aufgegriffen?
Dem Gedanken und arbeitsorganisatorischer Optimierung bringen wir in Projekten zu Smart Collaboration 3 Stellhebel ein:
- VERMEIDEN: konsequente Vermeidung lästiger, nicht-wertschöpfender Aufgaben und Arbeitsschritte in der alltäglichen Zusammenarbeit
- VEREINFACHEN: Einfachere, effizientere Umsetzung einer Aktivität
- PARALLELISIEREN: Optimale Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit und Reduktion von Tot-Zeiten von Aktivitäten in Situationen
Lästige, nicht-wertschöpfende Aufgaben werden durch technische Lösungen optimiert:
- Archivieren und Suchen von Dokumenten
- Finden von Ansprechpartnern
- Koordination von Abstimmungen
- Usw:
Komplexe Aktivitäten können durch intelligente Werkzeuge vereinfacht und beschleunigt werden:
- Echt-Zeit Bearbeitung von Dokumenten
- Steuerung von Aufgaben und Kapazitäten
- Abstimmen und freigeben von Ergebnissen
- Usw.
Unwirtschaftliche Tot-Zeiten im Arbeitsalltag lassen sich produktiver gestalten:
- Wartezeiten
- Wege- und Reisezeiten
- Usw.
Bei der Identifikation und Hebung der Potentiale unterstützen wir unsere Kunden in einem 4-stufigen Projektansatz.
Auf Basis von Interviews und Workshops definieren wir mit unseren Kunden relevante Anwendungsfälle. Diese sind Grundlage für eine grobe Business-Case Rechnung, hinsichtlich erforderlicher Anpassungen der IT-Infrastruktur und auch die Umsetzungsplanung.
Die Identifizierten Anwendungsfälle werden mit den Teams weiter detailliert und in Form von Zielwerten messbar objektiviert:
In welchem Umfang
- wird zukünftig Wissen dokumentiert (Mail- Datenvolumen, Anzahl Dokument-Ablage und Revisionierung, etc.)?
- werden neue Kommunikationskanäle genutzt (Chat, Video, Social Media etc.)?
- werden Besprechungen effizienter umgesetzt (Anzahl, Dauer, Teilnehmerumfang etc.)?
- werden Unterlagen interaktiv bearbeitet und freigegeben?
- werden Ressourcen effektiv in Projekten ausgesteuert?
Auf diese Weise lassen sich die erwarteten Arbeitsweisen messbar bei unseren Kunden implementieren und die erwarteten Effekte und Effizienzgewinne validieren.
Smarte Lösungen erfordern die Anpassung unserer Arbeitsweise!
Entscheidend für den Umsetzungserfolg ist die Verankerung der damit verbundenen Arbeitsweisen. Über Arbeitsanleitungen, Workshops und Best Practice-Runden werden die neu gestalteten Arbeitsroutinen erfolgreich im Unternehmen etabliert.
Für unsere Kunden bedeutet dies eine sichtbare Vereinfachung administrativer Abläufe und Fokussierung Ihrer Teams auf wertschöpfende Tätigkeiten. So lassen sich:
- Reisekosten massiv reduzieren
- IT Kosten zur Daten-Speicherung reduzieren
- Besprechungen nachweisbar effektiver gestalten
- Umfangreiche Rund-Mails und wahrgenommener „interne Spam“ deutlich reduzieren
Reduktion nicht wertschöpfender Arbeiten an Bildschirmarbeitsplätzen (z.B. Formatierung, Datenübertragung etc.)
Smarte Lösungen ermöglichen Ø 15% Optimierungspotential!
Die konsequente Implementierung smarter Arbeitsweisen zeigt ein Optimierungspotential von Ø 15% in den administrativen Abläufen einer Organisation.
Neben diesen messbaren Effekten im Unternehmen berichten uns die Mitarbeiter unserer Kunden, dass die Abläufe als grundsätzlich moderner, fortschrittlicher und effektiver wahrgenommen werden.
Fazit:
Smart Collaboration bietet unseren Kunden die Chance, deutliche Wertsteigerung in Ihrem Unternehmen zu erzeugen. Neben allgemeiner modernerer Infrastruktur und einem zeitgemäßen Auftritt, steigern Sie die Arbeitseffizienz in administrativen Abläufen um ca. 15%. Entscheidender Erfolgsfaktor ist die Messbarkeit der Effekte anhand klar definierter Anwendungsfälle und Kennzahlen. So ist nachvollziehbar, wie „smart“ ihre Teams arbeiten.
Werden Sie smart – Ihre aktuellen und zukünftigen Mitarbeiter werden es Ihnen danken!
Guido Pahnke, Lukas Thiele
